Assinatura eletrônica vai agilizar processos de compras em pelo menos 20 dias
CATEGORIA: FAZENDA - 27 DE OUTUBRO 2017

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Assinatura eletrônica vai agilizar processos de compras em pelo menos 20 dias

Quando acaba o papel higiênico na sua casa, o que você faz? Vai até o mercado ou farmácia mais próximo e compra imediatamente. Você sabia que na Prefeitura, o sistema de compras não é tão rápido assim? Tudo que é necessário comprar, como materiais de limpeza e até um simples pacote de papel sulfite, precisa passar por um processo licitatório e, muitas vezes, esses processos levam meses para ser concluídos. Só então a Prefeitura pode comprar os itens necessários.

 

Para tornar os processos mais rápidos, a Diretoria de Compras desenvolveu um novo sistema que vai agilizar os processos de compras do município em pelo menos 20 dias.

 

“Antes, os processos de compras era lentos. Por exemplo: quatro empresas ganhavam o processo licitatório e uma delas era de Maringá, outra de Curitiba, outra de Londrina e outra de Paranavaí. A de Paranavaí vinha até a Diretoria de Compras e assinava a ata do processo, mas nós não podíamos publicar esta ata até que todas as outras empresas tivessem assinado também, já que é um processo só. Eu podia imprimir a mesma ata várias vezes para pegar a assinatura das empresas, mas só podia homologar o processo quando tivéssemos todas as assinaturas. Enquanto não homologássemos o processo completo, não podíamos começar a pedir os produtos.”, explica o diretor de Compras do município, Ênio Caetano de Paula Júnior.

 

Além de serem demorados, os processos geravam um acúmulo muito grande de papel. “Nós encaminhávamos a ata por e-mail e a empresa tinha por responsabilidade abrir este e-mail, imprimir a ata, assinar manualmente e nos enviar pelo Correio. Nós tínhamos que esperar esta correspondência chegar para anexar ao processo. Quanto maior o número de empresas, mais complicado se tornava, já que nem todas enviavam esta ata assinada no mesmo prazo. Já tivemos ata de Registro de Preço com mais de 20 empresas participantes, no caso de medicamentos, por exemplo. Em alguns casos, o processo ficava parado por dois ou três meses por falta de uma assinatura, porque o responsável da empresa estava viajando, estava de férias e outra pessoa não podia assinar. A forma como isso tudo demorava estava ficando insustentável para nós, devido ao volume de empresas participantes e ao volume de nossas compras. Sem contar o tamanho dos processos que se formavam com a quantidade de papel que precisávamos anexar”, frisa Ênio.

 

Foi então que o pregoeiro Everton Alves Corcino teve a ideia de desenvolver um sistema on-line para a assinatura eletrônica das empresas fornecedoras nas atas de Registro de Preço. O sistema foi desenvolvido pela empresa Ingá Digital, responsável pelo suporte da internet da Prefeitura.

 

“Este novo método que implantamos funciona assim. Com um login e senha, a empresa entra no sistema e tem a ata disponível para leitura e conferência dos dados. A empresa pode baixar e imprimir esta ata ou ler ela ali mesmo, on-line. No final da ata, tem dois ícones. No primeiro está escrito “Não concordo”. Se a empresa clicar neste ícone, ela terá um campo abaixo para preencher e apontar porque ela não concorda com a ata, onde estão os possíveis erros de informação, etc. No segundo ícone está escrito “Concordo”. Se a empresa concorda com tudo que está escrito na ata, ela vai inserir novamente sua senha e o documento estará automaticamente assinado eletronicamente”, explica Everton.

 

No momento em que a empresa concorda com a ata, é gerado um relatório on-line para a Diretoria de Compras da Prefeitura, onde consta o código da empresa participante, a data e o horário em que foi feita a assinatura eletrônica, o nome da empresa, o número do processo que a empresa está participando e endereço IP do computador onde foi feita a assinatura eletrônica. “Assim, nós não vamos mais depender das assinaturas manuais e isso vai agilizar, em no mínimo 20 dias, a homologação dos processos de compra”, destaca o pregoeiro.

 

O sistema de assinatura eletrônica dos Registros de Preço começou a funcionar esta semana na Prefeitura de Paranavaí. “A proposta está dando tão certo, que a Ingá Digital nos pediu para desenvolver este mesmo sistema para outras prefeituras que eles atendem. Estamos nos tornando exemplo para outras cidades de boa gestão e transparência no sistema de compras municipais”, enfatiza Ênio.

 

 



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